Les entreprises (des start-up aux grands groupes) doivent désormais soigner leur programme d’onboarding. Le contexte actuel de guerre des talents va s’accentuer dans les années à venir. Les cadres par exemple ont un taux de chômage quasi nul (à 3 %).
La question n’est pas seulement : comment recruter les meilleurs talents ? C’est aussi : comment les garder ?
- Qu’est-ce qu’un processus d’onboarding RH ?
- Pourquoi soigner son programme d’intégration ?
- Comment améliorer l’onboarding en digitalisant son process ?
- Bonus : quelques bonnes pratiques tirées de l’onboarding de Google
La phase d’intégration d’un collaborateur est une étape clé ― Photo de Kristina Paparo sur Unsplash
Onboarding définition
Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding est la période pendant laquelle un nouveau collaborateur intègre l’entreprise. Et elle commence avant même qu’il mette un pied dans les locaux.
L’onboarding démarre très précisément au moment où le candidat accepte l’offre d’embauche.
En moyenne, la période dure de 1 à 3 mois. Pour les grands groupes, elle peut s’étendre jusqu’à 6 mois, voire un an.
Bonne pratique : mettez à profit cette période avant l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise. C’est tout l’avantage d’un programme d’onboarding digital. Donnez un accès à :
Le collaborateur peut ainsi mieux se projeter dans l’entreprise. Il se sent déjà faire partie de l’équipe. C’est presque aussi bien qu’une couronne de fleurs offerte par une vahiné ! |
Comment traduire onboarding en français ?
On peut traduire « onboarding » par « embarquement » ou « montée à bord » (on board).
Cela dit, le terme consacré, c’est « intégration ».
| Pour briller dans les dîners : bien que le terme ait fait son apparition dans les années 1970, ce n’est que récemment qu’il a gagné en popularité. La mutation du monde du travail a poussé les entreprises à prendre cette étape en considération. |
Pourquoi soigner son programme d’onboarding
Les entreprises font face à un nouveau contexte. Le rapport de forces, en particulier pour les managers, les commerciaux et les professions très spécialisées, s’est inversé. Ce sont de plus en plus les candidats qui choisissent une boîte, non le contraire.
Ils peuvent décider de partir au bout de quelques mois. D’après Digitate, les collaborateurs qui ont une expérience d’intégration négative ont deux fois plus de chances de rechercher d’autres opportunités de carrière dans le futur.
Tenir les promesses de l’embauche – Photo de Bernard Hermant sur Unsplash
Or, on estime qu’un recrutement raté coûte entre 45 000 et 100 000 € à l’entreprise ! Si vous additionnez le salaire, les charges patronales et les dépenses liés au recrutement en lui-même, on arrive vite à des montants exorbitants.
À l’inverse, une étude d’Office Vibe montre que 58 % des collaborateurs ayant suivi un programme d’onboarding restent au moins 3 ans dans l’entreprise.
Une intégration réussie va :
- fidéliser les collaborateurs (et donc diminuer le turnover)
- accélérer la formation et donc la productivité des employés
- améliorer l’attractivité de l’entreprise
Par ailleurs, un collaborateur satisfait va mieux servir les clients de l’entreprise. Ainsi, une bonne expérience collaborateur se traduira par une bonne expérience utilisateur. C’est ainsi que les employés sont désormais perçus comme des clients des RH et que l’accent est mis sur le bien-être et la qualité de vie au travail.
| Sans oublier… : les éléments qui rendent vital un programme d’onboarding sont nombreux. Nous pourrions parler du développement du télétravail, des attentes des nouvelles générations sur le sentiment d’appartenance, etc. Avoir un programme d’onboarding, c’est bien, mais ça ne suffit pas. Il doit être bon ! |
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Comment améliorer l’onboarding en digitalisant son process
Les procédures d’onboarding : un siècle de retard
On observe dans les entreprises une asymétrie. Alors que du côté de l’interface utilisateur, on met à disposition le nec plus ultra de la technologie (application mobile, chatbot, intelligence artificielle…), en coulisse, c’est l’âge de pierre.
Les ressources humaines gèrent les process à la main, avec des tableurs Excel. Un nouveau collaborateur doit parfois attendre DES MOIS pour avoir un poste de travail, ou un identifiant de connexion pour pouvoir travailler.
Les organisations avec un parcours d’intégration structuré ont à taux de rétention supérieur de 50 %.
Il arrive même que personne ne soit au courant de son arrivée.
Cela génère de la frustration et peut décider le nouveau salarié à s’en aller.
L’onboarding est un domaine encore poussiéreux, qui commence tout juste à mesurer le potentiel du digital.
Onboarding digital : battre la concurrence à plate couture
Comme nous l’avons vu précédemment, optimiser son processus d’intégration n’est pas un luxe. C’est une question de survie au milieu d’un environnement très concurrentiel. Cela permet de rentabiliser les coûts financiers élevés d’un recrutement. Et cela donne au nouveau collaborateur la possibilité d’apporter rapidement de la valeur à l’entreprise en exerçant ses compétences.
Mais la digitalisation de l’intégration comporte bien d’autres avantages.
1/ standardiser son onboarding
Faire en sorte que la nouvelle recrue soit reçue dans chaque service (et dans chaque filiale de l’entreprise) avec la même qualité d’accueil : c’est ce que permet un programme d’onboarding avec un parcours vidéo présentant l’ensemble des informations dont il a besoin.
On peut s’assurer que tout le monde fonctionne avec le même référentiel. Et les exigences de la marque employeur sont ainsi respectées partout.
2/ laisser plus de place à l’humain
Avec un ensemble de vidéos livrant les informations et démarches administratives à connaître, la parole est plus libre pour l’essentiel. Lors de la prise de poste, les échanges du nouvel employé avec ses collaborateurs permettent de faire vraiment connaissance.
On s’affranchit des formalités d’usage et on laisse place à la chaleur humaine. Rapidement, le nouvel arrivant peut se sentir vraiment comme chez lui.
3/ donner de la flexibilité
Avec un parcours d’onboarding consultable sur une plateforme, le nouvel arrivant peut :
- choisir de consulter les vidéos dans l’ordre qu’il veut
- avancer sur son parcours entre deux rendez-vous
- revoir une vidéo s’il n’a pas tout compris au premier visionnage
- accéder à son programme d’onboarding à tout moment et pourquoi pas, depuis son smartphone
- etc.
4/ accélérer la formation
En permettant à la nouvelle recrue de se former en ligne, de façon autonome, il n’a pas besoin d’attendre qu’un manager ou un formateur soit disponible. Il peut déjà avancer et ainsi être plus rapidement opérationnel dans sa nouvelle fonction.
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Bonus : quelques bonnes pratiques tirées de l’onboarding de Google
1/ 24h avant l’arrivée de la nouvelle recrue, son responsable reçoit un email récapitulant 5 tâches qu’il doit accomplir avec elle.
- Avoir une discussion sur les rôles et les responsabilités
- Associer le nouvel employé à un buddy (un parrain)
- Aider le nouvel employé à créer son réseau social au sein de l’entreprise
- Configurer les enregistrements d’onboarding des employés une fois par mois pour les six premiers mois.
- Encourager le dialogue ouvert
Avec ce simple email, Google a amélioré la productivité de ses équipes de 25% !
2/ assigner un buddy :
On choisit un collaborateur qui sera un interlocuteur privilégié et qui va aider le nouveau collaborateur à prendre ses marques. Buddy signifie “copain” ou “camarade”. Dans ce contexte, on pourrait traduire par “partenaire”.
Selon HCI, 87 % des organisations qui ont recours à un programme d’ambassadeur ou de buddy lors du processus d’intégration affirment que c’est un moyen efficace d’accélérer les compétences des nouveaux employés.
Ce que veulent les nouveaux collaborateurs : à 76 %, de la formation – étude Linkedin sur la période d’intégration.
3/ fixer des objectifs concrets et mesurables de ce que la personne doit accomplir quand elle arrive :
On appelle ça les OKR (Objectives and Key Results).
Chez Google, chaque recrue fixe entre 3 et 5 objectifs qu’elle souhaite atteindre dans l’année. C’est un élément important dans son engagement.
4/ partager la fiche de poste avec les autres collaborateurs :
Ainsi chacun connaît les attributions des autres membres de l’équipe.
5/ mettre l’administratif avant le premier jour de bureau :
Chez Google, la première impression est clé. Et si le nouvel arrivant a passé sa journée à remplir de la paperasse, que dira-t-il lorsque son mari ou sa femme va lui demander : comment s’est passée ta première journée ?
Chez Twitter, il existe 75 étapes (!) entre le moment où un candidat dit “oui” à l’offre d’embauche, et sa prise de poste. L’essentiel de l’onboarding se fait donc bien en amont. C’est le fameux “yes to desk”.
6/ faire du process de l’onboarding une célébration.
Il n’est pas nécessaire d’investir un budget colossal, mais quelques ballons et petites décorations au bureau du nouvel arrivant, ça peut faire un bel effet.
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